研究目录是一组关系。
研究目录把日期、场馆、议题、研究项目者、主办信息和项目说明放在同一语境。数字化时如果只归档封面图片，未来读者很难搜索，也无法辨别网页属于哪一场活动。应把可核对的基本字段转成文字，并保留原件出处。
无法核实的拼写或日期应标记待核对，不应为了网页整齐自行补全。
让文件名称支持长期检索。
以“最终版”“新海报”命名的文件很快会失去意义。日期、活动简称、资料类型和版本组成的名称更容易交接。扫描件应保留原始版本，裁切、压缩或文字识别后的文件另存，不覆盖出处文件。
文字识别能提升检索效率，但面对专有名词、作品名称和复杂字形仍会误读，公开前必须逐项校对。
研究项目影像需要版权与权限边界。
归档资料不等于能够公开传播。海报设计、照片、留存与节目文字可能分别属于不同权利人。档案网页能够描述有哪些资料、形成时间和归档情形，但公开文件前需要核实授权。
本网站不复制旧研究团队海报、照片或研究目录，只用原创内容讨论数字归档方法。
档案网页需要允许继续追溯。
一条留存应能回到出处、相关活动和修改历史。若根据外部目录核实了日期，应说明该目录支持的结论范围，不把二手摘要当成完整节目内容。
有上下文的少量资料，比没有出处的大量图片更有长期价值。
多年之后，档案怎样保持可读。
档案能否跨越时间，取决于后来的人是否读得懂。眼下熟悉的缩写、目录和协作关系很快会变得陌生，因此关键材料需要同时注明出处、形成时间和关联项目。资料迁移到新硬盘或云端时，也应保留原始目录清单，确认文件数量和名称没有在复制中改变。完成迁移后随机打开几份不同格式的文件，比只比较文件夹总大小更可靠。